Підготовлено, забезпечено інформаційними матеріалами, запротокольовано та оформлено протоколи 11 – ти засідань сесій Чопської міської ради, на яких було прийнято 180 питань. На кожне рішення виготовлена відповідна кількість витягів із прийнятих рішень та супровідних листів. Працівниками відділу для кожного депутата (26 осіб) Чопської міської ради готується комплект проектів рішень та додатків до них, які надаються для розгляду на засіданні сесії міської ради.
Також оформлено 11 справ проектів рішень, які були прийняті на відповідних засіданнях сесій. Здійснено реєстрацію всіх прийнятих на засіданнях сесій рішень у відповідному журналі.
Надавалась систематична допомога постійним комісіям Чопської міської ради у підготовці і проведенні їх засідань та у оформленні протоколів. Загалом відбулося 39 засідань, на яких загалом було розглянуто 272 питання.
Підготовлено, забезпечено інформаційними матеріалами, запротокольовано та оформлено протоколи 15 засідань Виконавчого комітету Чопської міської ради, на яких розглянуто 326 питань. На кожне рішення виготовлена відповідна кількість витягів із рішень та супровідних листів.
Також оформлено 15 справ проектів рішень, які були прийняті на відповідних засіданнях. Здійснено реєстрацію всіх рішень, прийнятих на засіданнях виконавчого комітету Чопської міської ради у відповідному журналі. Працівниками відділу для кожного члена виконавчого комітету Чопської міської ради (13 осіб) готується комплект проектів рішень та додатків до них, які надаються для розгляду на засіданні виконавчого комітету Чопської міської ради.
Відділом здійснюється реєстрація присутніх на засіданні сесії депутатів міської ради та реєстрація присутніх на засіданні виконавчого комітету членів виконкому.
Організаційним відділом підготовлено 517 проектів листів Чопського міського голови, заступників міського голови та секретаря ради. Підготовлено і оформлено 69 характеристики на мешканців міста на вимогу як фізичних так і юридичних осіб, 86 різноманітних довідок для мешканців міста та на вимогу правоохоронних органів, 92 проектів розпоряджень та 3 проекти доручення міського голови.
Крім того, працівниками відділу підготовлено і оформлено 57 грамот та 44 подяки Чопського міського голови з нагоди державних та професійних свят.
З серпня 2017 року проводиться прийом і відправка електронних документів системою електронного документообігу.
Протягом січня-грудня 2019 року головним спеціалістом з діловодства Організаційного відділу було прийнято вхідних 3380 документів:
- електронна пошта – 829
- вхідна пошта – 1300
- заяви – 893 /письмові-703, усні-190/
- розпорядження ОДА – 124
- доручення ОДА – 11
- інформаційні запити – 53
- внутрішні документи – 360
Прийнято та здійснено реєстрацію у відповідному журналі – 246 розпоряджень та 5 доручень міського голови – 5
Кількість вихідних документів у 2019 році склала 3607 примірників.
Крім того, було зареєстровано 53 запити на інформацію. Із них отримано: поштою – 3, електронною поштою – 30, подано особисто запитувачами інформації – 20.
Від фізичних осіб надійшло – 23, від юридичних осіб-30 запитів.
Дані запити стосувалися: фінансових питань – 15, земельних питань – 5, комунальних питань – 11, соціальних питань – 2, питань освіти – 1, питань підприємницької діяльності та торгівлі – 2, питань депутатської діяльності – 7, житлових питань – 3, питань архітектури -2, інші -5.
Усі запити були розглянуті. Запитувачам інформації надано відповіді у визначені законом терміни.
У 2019 році до виконавчого комітету Чопської міської ради надійшло 893 звернення від громадян, порівняно з минулим роком їхня кількість збільшилась на 250. У минулому році їх було 643. Із них: письмових – 703, а на особистий прийом звернулося 190 осіб.
Серед одержаних звернень –883 – заяви, 10 – скарги.
У звітному періоді збільшилася кількість колективних звернень – 49, в яких підписів 576 (у 2018 році було 39).
Кількість звернень через вищестоящі органи збільшилась на один. У 2018 році їх було 20, а в 2019 році — 21. З Закарпатської обласної ради надійшло 1 звернення, а через Закарпатський обласний контактний центр надійшло 20 звернення від громадян, з них на «урядову гарячу лінію» – 12, «обласну гарячу лінію» – 8. Дані звернення були розглянуті та надано відповідні роз’яснення.
Питання стану роботи зі зверненнями громадян постійно перебувають на контролі керівництва міськвиконкому.
Розпорядженням міського голови затверджено графік особистого прийому громадян. Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.
У 2019 році найбільша кількість звернень, що надійшла, по соціальним питанням. Їх кількість 478. Із них значна частина по наданням матеріальної допомоги. Дані заяви попередньо розглядаються Управлінням праці та соціального захисту населення, а потім виносяться на розгляд виконкому.
Значна частина звернень надійшла по комунальним питанням, їх кількість 221. У своїх зверненнях мешканці піднімали питання ремонту будинків, каналізаційної системи, послуги водопостачання, встановлення вхідних дверей у під’їздах будинків, ремонту дахів та облаштування лавиць на прибудинкових територіях.
Усього протягом 2019 року вжито заходів та вирішено позитивно 504 звернення. На 349 заяв надано роз’яснення, а 40 звернень знаходяться у стадії розгляду.
Відділом ведеться контроль виконання контрольних документів. Протягом року систематично складався план-контроль щодо виконання контрольних документів.
Протягом 2019 року працівниками відділу були підготовлені відповіді на розпорядження та доручення Закарпатської ОДА, які входять до компетенції організаційного відділу. Підготовлено річний звіт щодо звернень громадян та направлено його до Закарпатської ОДА та Закарпатської обласної ради і звіт по виконанню делегованих повноважень, які здійснюються Чопською міською радою та її виконавчим комітетом.
Протягом 2019 року провідним спеціалістом з інформаційного забезпечення та зв’язків з громадськістю було зареєстровано у відповідних журналах та опубліковано 358 проектів рішень виконавчого комітету та 183 проекти рішень сесій. У відповідних рубриках на офіційному сайті Чопської міської опубліковано 12 засідань сесій міської ради та 15 засідань виконавчого комітету, 39 протоколів засідань постійних депутатських комісій, 100 розпоряджень міського голови, 11 протоколів лічильної комісії. Разом із тим регулярно проводиться оновлення рубрики «Нормативна база», зокрема, адміністративних послуг, паспортів бюджетних програм, регуляторних актів. Крім того, на офіційному веб-сайті систематично проводиться оновлення інформації у різних рубриках і розділах.
За період з 1 січня по 31 грудня 2019 року було підготовлено та опубліковано на офіційному веб-сайті Чопської міської ради 1214 публікацій: 550 у рубриці «Новини», 321 — «Актуально», 343 – «Оголошення». Крім того, проведено реєстрацію на Порталі відкритих даних, де оприлюднено 45 наборів даних, котрі систематично оновлюються.
Проводиться постійна відео- та фотозйомка засідань сесій, виконавчого комітету, постійних комісій і різноманітних заходів, які проводяться у місті. Також інформація з життя громади постійно оприлюднюється на сторінці міської ради у соціальній мережі Facebook та каналі YouTube.
Працівники відділу приймали участь у підготовці і брали участь у проведенні різноманітних загальноміських заходів.