Підготовлено, забезпечено інформаційними матеріалами, запротокольовано та оформлено протоколи 10 – ти засідань сесій Чопської міської ради, на яких було прийнято 213 питань. На кожне рішення виготовлена відповідна кількість витягів із прийнятих рішень та супровідних листів. Працівниками відділу для кожного депутата (26 осіб) Чопської міської ради готується комплект проектів рішень та додатків до них, які надаються для розгляду на засіданні сесії міської ради.
Також оформлено 10 справ проектів рішень, які були прийняті на відповідних засіданнях сесій. Здійснено реєстрацію всіх прийнятих на засіданнях сесій рішень у відповідному журналі.
Надавалась систематична допомога постійним комісіям Чопської міської ради у підготовці і проведенні їх засідань та у оформленні протоколів. Загалом відбулося 45 засідань, на яких загалом було розглянуто 323 питань.
Підготовлено, забезпечено інформаційними матеріалами, запротокольовано та оформлено протоколи 15 засідань Виконавчого комітету Чопської міської ради, на яких розглянуто 338 питань. На кожне рішення виготовлена відповідна кількість витягів із рішень та супровідних листів.
Також оформлено 15 справ проектів рішень, які були прийняті на відповідних засіданнях. Здійснено реєстрацію всіх рішень, прийнятих на засіданнях виконавчого комітету Чопської міської ради у відповідному журналі. Працівниками відділу для кожного члена виконавчого комітету Чопської міської ради (13 осіб) готується комплект проектів рішень та додатків до них, які надаються для розгляду на засіданні виконавчого комітету Чопської міської ради.
Відділом здійснюється реєстрація присутніх на засіданні сесії депутатів міської ради та реєстрація присутніх на засіданні виконавчого комітету членів виконкому.
Організаційним відділом підготовлено 321 проектів листів Чопського міського голови, заступників міського голови та секретаря ради. Підготовлено і оформлено 62 характеристику на мешканців міста на вимогу як фізичних так і юридичних осіб, 86 різноманітних довідок для мешканців міста та на вимогу правоохоронних органів, 99 проектів розпоряджень та 3 проекти доручення міського голови.
Крім того працівниками відділу підготовлено і оформлено 107 грамот та 32 подяки Чопського міського голови з нагоди державних та професійних свят.
З серпня 2017 року проводиться прийом і відправка електронних документів системою електронного документообігу.
Протягом січня-грудня 2018 року головним спеціалістом з діловодства Організаційного відділу було прийнято 2290 вхідних документів, серед яких:
- листів – 2110;
- Доручення голови Закарпатської ОДА – 5;
- Розпорядження голови Закарпатської ОДА – 175.
Крім того, було зареєстровано 36 інформаційних запитів.
До міської ради протягом 2018 року надійшло 643 звернень громадян, із них: письмових – 431, усних – 212.
Також було зареєстровано 309 розпорядження міського голови та 396 внутрішніх документів.
Разом із тим було зареєстровано 3031 вихідних документів.
У 2018 році до виконавчого комітету Чопської міської ради надійшло 643 звернення від громадян; порівняно з минулим роком їх кількість зменшилась на 47. У минулому році їх було 690.
Із них: письмових – 431, а на особистий прийом звернулося 212 осіб.
Серед одержаних звернень – 2 пропозиції, 639 – заяв, 2 – скарги.
У звітному періоді зменшилась кількість колективних звернень – 39, в яких підписів 503 (у 2017 році було 46).
Зменшилась кількість звернень через вищестоящі органи. У 2017 році їх було 26, а в 2018 році 20. Через Закарпатський обласний контактний центр надійшло 18 звернення від громадян, а «урядову гарячу лінію» – 10, «обласну гарячу лінію» – 8, з обласної державної адміністрації – 2. Дані звернення були розглянуті та надано відповідні роз’яснення.
Питання стану роботи зі зверненнями громадян постійно перебувають на контролі керівництва міськвиконкому.
Розпорядженням міського голови затверджено графік особистого прийому громадян. Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.
У 2018 році найбільша кількість звернень, що надійшла, по соціальним питанням. Їх кількість 236. Із них значна частина по наданням матеріальної допомоги. Так, на засіданні виконавчому комітеті Чопської міської ради у 2018 році 148 особам було виділено матеріальну допомогу. Дані заяви попередньо розглядаються Управлінням праці та соціального захисту населення, а потім виносяться на розгляд виконкому.
Значна частина звернень надійшла по комунальним питанням, їх кількість 194. У своїх зверненнях мешканці піднімали питання ремонту будинків, каналізаційної системи, послуги водопостачання, встановлення вхідних дверей у під’їздах будинків, ремонту дахів.
Позитивно вирішені звернення мешканців буд. 2 по вул. Новозагородня, щодо встановлення вхідних дверей. Звернення мешканців буд. 15 по вул.Миру, буд.7 по провулку Прикордонників, щодо ремонту покрівлі. Звернення мешканців буд.6 по провулку Прикордонників та буд.18 по вул.Берег щодо ремонту системи водопостачання та водовідведення. А також позитивно вирішено звернення мешканців вул.Нефелейч щодо ремонту дорожнього покриття.
Усього протягом 2018 року вжито заходів та вирішено позитивно 283 звернення. На 326 заяв надано роз’яснення, а 34 звернення знаходяться у стадії розгляду.
Відділом ведеться контроль виконання контрольних документів. Протягом року систематично складався план-контроль щодо виконання контрольних документів.
Протягом 2018 року працівниками відділу були підготовлені відповіді на розпорядження та доручення Закарпатської ОДА, які входять до компетенції організаційного відділу. Підготовлено річний звіт щодо звернень громадян та направлено його до Закарпатської ОДА та Закарпатської обласної ради і звіт по виконанню делегованих повноважень, які здійснюються Чопською міською радою та її виконавчим комітетом.
Протягом 2018 року провідним спеціалістом з інформаційного забезпечення та зв’язків з громадськістю було зареєстровано у відповідних журналах та опубліковано 324 проекти рішень виконавчого комітету та 222 проекти рішень сесій та опубліковано на офіційному сайті Чопської міської ради у відповідних рубриках, а також 9 засідань сесій та 16 засідань виконавчого комітету, 44 протоколи засідань постійних депутатських комісій, 109 розпоряджень міського голови.
Таким чином, загальний документообіг у 2018 році склав 7521 документ.
Разом із тим регулярно проводиться оновлення рубрики «Нормативна база», зокрема, адміністративних послуг, паспортів бюджетних програм, регуляторних актів. Крім того, на офіційному веб-сайті систематично проводиться оновлення інформації у різних рубриках і розділах.
За період з 1 січня по 31 грудня 2018 року було підготовлено та опубліковано на офіційному веб-сайті Чопської міської ради 1069 публікацій: 508 у рубриці «Новини», 261 — «Актуально», 300 – «Оголошення». Крім того, підготовлено та надано в друк 5 випусків інформаційного бюлетеню «Чопський вісник». Проводиться постійна відео- та фотозйомка засідань сесій, виконавчого комітету, постійних комісій і різноманітних заходів, які проводяться у місті. Також інформація з життя громади постійно оприлюднюється на сторінці міської ради у соціальній мережі Facebook та каналі YouTube.
Працівники відділу приймали участь у підготовці і брали участь у проведенні різноманітних загальноміських заходів.