1. Для участі в установчих зборах інститути громадянського суспільства (громадські об’єднання, релігійні, благодійні організації, творчі спілки, професійні спілки та їх об’єднання, асоціації, організації роботодавців та їх об’єднання, недержавні засоби масової інформації) не пізніше ніж за 30 днів до проведення установчих зборів (до 1 травня 2016 року) подають до ініціативної групи (м. Чоп, вул. Берег, 2) заяву у довільній формі, підписану керівником органу організації громадянського суспільства. У заяві зазначаються дата утворення організації громадянського суспільства, її мета та юридична адреса.
2. До заяви додаються:
- рішення керівного органу (керівника) інституту громадянського суспільства, про делегування представника для участі в установчих зборах, який одночасно є кандидатом на обрання до складу громадської ради, завірене печаткою інституту громадянського суспільства (при наявності);
- біографічна довідка делегованого представника інституту громадянського суспільства із зазначенням його прізвища, імені, по батькові, посади, місця роботи, посади в інституті громадянського суспільства, контактної інформації;
- інформацію про отримання інститутом громадянського суспільства як володільцем бази персональних даних його членів, згоди делегованого ним представника на обробку його персональних даних;
- копії документів, що підтверджують легалізацію інституту громадянського суспільства, відомості про місце знаходження та адресу електронної пошти інституту громадянського суспільства, номер контактного телефону.
- інформацію про результати діяльності інституту громадянського суспільства (відомості про проведені заходи, реалізовані проекти, виконані програми, друковані видання, подання інститутом громадянського суспільства Чопській міській раді письмових обґрунтованих пропозицій і зауважень з питань формування та реалізації державної політики у відповідній сфері та інформування про них громадськість тощо).
3. Інститут громадянського суспільства вправі делегувати для участі в установчих зборах лише одного представника та висунути до складу громадської ради лише одного кандидата. Інститут громадянського суспільства, який делегував свого представника на установчі збори, вправі підтримати кандидатуру до складу Громадської ради, висунуту іншою інститутом громадянського суспільства.
Інститут громадянського суспільства в будь-яких час до проведення установчих зборів вправі подати установчим зборам заяву про відкликання висунутої ними кандидатури, до якої додається відповідне рішення керівного органу (керівника) інституту громадянського суспільства, завірене печаткою інституту громадянського суспільства (при наявності).
4. Заяви, подані інститутом громадянського суспільства без дотримання вимог п. 2 цього Порядку, ініціативна група не пізніше ніж за 15 календарних днів до проведення установчих зборів письмово та в електронній формі інформує інститут громадянського суспільства з пропозицією щодо їх усунення протягом семи календарних днів.
Заяви, подані інститутом громадянського суспільства пізніше ніж за 30 днів до проведення установчих зборів, ініціативна група повертає заявникам протягом трьох робочих днів після отримання.
Підставою для відмови представнику інституту громадянського суспільства в участі в установчих зборах, крім невідповідності п. 2 цього Порядку та якщо заяви з відповідними документами подані пізніше ніж за 30 днів до проведення установчих зборів, є:
- не відповідність інституту громадянського суспільства або делегованого ним представника вимогам, встановленим цим Положенням;
- недостовірність інформації, що міститься в документах, поданих для участі в установчих зборах;
- відмова інституту громадянського суспільства від участі в установчих зборах шляхом надсилання ініціативній групі офіційного листа;
- перебування інституту громадянського суспільства, який делегував свого представника для участі в установчих зборах, у процесі припинення.