Протягом 2017 року Організаційним відділом:
Підготовлено, забезпечено інформаційними матеріалами, запротокольовано та оформлено протоколи 8 – ми засідань сесій Чопської міської ради, на яких було прийнято 204 питання. На кожне рішення виготовлена відповідна кількість витягів із прийнятих рішень та супровідних листів. Працівниками відділу для кожного депутата (26 осіб) Чопської міської ради готується комплект проектів рішень та додатків до них, які надаються для розгляду на засіданні сесії міської ради.
Також оформлено 8 справ проектів рішень, які були прийняті на відповідних засіданнях сесій. Здійснено реєстрацію всіх прийнятих на засіданнях сесій рішень у відповідному журналі.
Надавалась систематична допомога постійним комісіям Чопської міської ради у підготовці і проведенні їх засідань та у оформленні протоколів. Загалом відбулося 46 засідань, на яких було розглянуто 300 питань.
Підготовлено, забезпечено інформаційними матеріалами, запротокольовано та оформлено протоколи 16 засідань Виконавчого комітету Чопської міської ради, на яких розглянуто 266 питань. На кожне рішення виготовлена відповідна кількість витягів із рішень та супровідних листів. Також оформлено 16 справ проектів рішень, які були прийняті на відповідних засіданнях. Здійснено реєстрацію всіх рішень, прийнятих на засіданнях виконавчого комітету Чопської міської ради у відповідному журналі. Працівниками відділу для кожного члена виконавчого комітету Чопської міської ради (13 осіб) готується комплект проектів рішень та додатків до них, які надаються для розгляду на засіданні виконавчого комітету Чопської міської ради.
Відділом здійснюється реєстрація присутніх на засіданні сесії депутатів міської ради та реєстрація присутніх на засіданні виконавчого комітету членів виконкому.
Організаційним відділом підготовлено 210 проектів листів Чопського міського голови, заступників міського голови та секретаря ради. Запротокольовано і оформлено 41 робочу нараду при міському голові та 5 спільних засідань депутатів з різних питань.
Підготовлено і оформлено 51 характеристику на мешканців міста на вимогу як фізичних так і юридичних осіб, 106 різноманітних довідок для мешканців міста та на вимогу правоохоронних органів.
Крім того, працівниками відділу підготовлено і оформлено 153 грамоти та подяки Чопського міського голови з нагоди державних та професійних свят.
З серпня 2017 року проводиться прийом і відправка електронних документів системою електронного документообігу.
Протягом січня-грудня 2017 року головним спеціалістом з діловодства організаційного відділу було прийнято 2648 вхідних документів, серед яких:
- листів – 2465:
- Доручення голови Закарпатської ОДА – 12;
- Розпорядження голови Закарпатської ОДА – 171.
Крім того, було зареєстровано 75 інформаційних запитів.
До міської ради протягом 2017 року надійшло 690 звернень громадян, із них: письмових – 479, усних – 211. порівняно з минулим роком їх кількість збільшилась на 19 (у минулому році їх було 671).
Із них: письмових – 479, а на особистий прийом звернулося 211 осіб.
Серед одержаних звернень – 684 заяв, 6 скарг.
У звітному періоді зменшилась кількість колективних звернень – 46, в яких підписів 415, (у 2016 році було 61).
Зменшилась кількість звернень через вищестоящих органів. У 2016 році їх було 48, а в 2017 році 26. Через Закарпатський обласний контактний центр надійшло 21 звернення від громадян, а саме «урядову гарячу лінію», – 10, «обласної гарячої лінії» – 11, з обласної державної адміністрації – 4, із обласної ради – 1. Всі дані звернення розглянуті та надано відповідні роз’яснення.
Питання стану роботи зі зверненнями громадян постійно перебувають на контролі керівництва міськвиконкому.
Розпорядженням міського голови затверджено графік особистого прийому громадян. Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.
У 2017 році найбільша кількість звернень, що надійшли, стосувалася житлово-комунального господарства, їх кількість 247. Із них значна частина щодо питання встановлення вхідних дверей у під’їздах будинків, ремонту дахів. Також у своїх зверненнях мешканці піднімали питання ремонту будинків, каналізаційної системи, послуги водопостачання.
Позитивно вирішені звернення мешканців буд. будинків 5 по вул. Й. Бокшая, буд. 2 по вул. Миру та буд 13 по вул. Молодіжній щодо встановлення вхідних дверей. У даних будинках встановлені нові металеві двері.
Значна частина звернень надійшло по соціальним питанням. Їх кількість 203. Із них більшість стосуються питання надання матеріальної допомоги.
Всі заяви по питанню надання матеріальної допомоги попередньо розглядаються Управлінням праці та соціального захисту населення, а потім виносяться на розгляд виконкому.
Усього протягом 2017 року вжито заходів та вирішено позитивно 314 звернення. На 337 заяв надано роз’яснення, 3 особам було відмовлено у задоволенні їхніх питань, а 36 звернень знаходяться у стадії розгляду.
/Станом на 1 березня 2018 року із 36 звернень, які знаходилися у стадії розгляду позитивно було вирішено 23, надано роз’яснення 7, відмовлено 2 та 4 залишилося у стадії розгляду./
Також було зареєстровано 254 розпорядження міського голови та 333 внутрішніх документів.
Разом із тим було зареєстровано 2857 вихідних документів. Отже, загальний документообіг у 2017 році склав 6571 документ.
Відділом ведеться контроль виконання контрольних документів. Протягом року систематично складався план-контроль щодо виконання контрольних документів.
Протягом 2017 року працівниками відділу були підготовлені відповіді на розпорядження та доручення Закарпатської ОДА, які входять до компетенції організаційного відділу. Підготовлено річний звіт щодо звернень громадян до Закарпатської ОДА та Закарпатської обласної ради та звіт по виконанню делегованих повноважень, які здійснюються Чопською міською радою та її виконавчим комітетом.
Протягом 2017 року провідним спеціалістом з інформаційного забезпечення та зв’язків з громадськістю було зареєстровано у відповідних журналах та опубліковано 302 проекти рішень виконавчого комітету та 216 проектів рішень сесій та опубліковано на офіційному сайті Чопської міської ради у відповідних рубриках 8 засідань сесій та 16 засідань виконавчого комітету, 46 протоколів засідань постійних депутатських комісій.
За період з 1 січня по 31 грудня 2017 року було підготовлено та опубліковано на офіційному веб-сайті Чопської міської ради 956 публікацій: 511 у рубриці «Новини», 178 — «Актуально», 267 – «Оголошення». Крім того, підготовлено та надано в друк 5 випусків інформаційного бюлетеню «Чопський вісник». Разом із тим на офіційному веб-сайті систематично проводиться оновлення сторінок та рубрик. Також інформація з життя громади постійно оприлюднюється на сторінці міської ради у соціальній мережі Facebook та каналі YouTube.
Працівники відділу приймали участь у підготовці і брали участь у проведенні різноманітних загальноміських заходів.